Contoh SOP Bagian Umum dan Kepegawaian

Nama SOP : Alur Surat Masuk dan Keluar

Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar 

1.    Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati/Asisten dari Sespri Bupati/Asisten sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi

2.    Meneruskan kepada Kaban untuk diberi disposisi

3.    Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi

4.    Mencatat di papan agenda kegiatan apabila surat berupa pemberitahuan acara/undangan serta mengarsip surat sesuai jenis surat.

5.    Menandatangani tanda terima surat/berkas yang diserahkan  agendaris

6.    Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani

7.    Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan

Nama SOP : Pelaksanaan Rapat Pegawai

Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai

1.    Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf.

2.    Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan

3.    Membersihkan/mengatur ruangan rapat, soud system, dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan

4.    Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada

5.    Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu.

6.    Mengundang semua pegawai BKP untuk mengikuti rapat.

7.    Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat

8.    Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai

9.    Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai BKP. Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat.

10.  Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat

Nama SOP : Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK

Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS

1.    Memerintahkan penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP

2.    Menyiapkan dan menganalisis data-data PNS tentang SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat dll

3.    Membuat konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan

4.    Mengetik Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan

5.    Validasi Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan

6.    Persetujuan Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan

7.    Pengajuan Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP untuk ditandatangani 

8.    Penandatanganan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan

9.    Pembuatan surat pengantar pengiriman dan penomoran surat

10.  Pengiriman Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP ke BKD-Diklat.

Nama SOP : Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

Prosedur Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

1.    Pemasukan berkas oleh pemohon

2.    Verifikasi kelengkapan berkas dan pencatatan dalam buku register

3.    Membuat konsep, pengetikan dan pencetakan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

4.    Validasi konsep surat pernyataan pelantikan / melaksanakan tugas

5.    Penandatanganan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

6.    Pemberian nomor dan tanggal surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas dan mendokumentasikan

7.    Pendistribusian / penyerahan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

Nama SOP : Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian (DP3)

Prosedur Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian

1.    Pemasukan berkas oleh pemohon

2.    Verifikasi keabsahan Dokumen Kepegawaian yang akan dilegalisir

3.    Pencatatan dalam buku register dan proses legalisasi berkas

4.    Penandatanganan berkas yang legalisir

5.    Pemberian nomor dan tanggal legalisasi berkas dan mendokumentasikan

6.  Penyerahan Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir